Типовая конфигурация

Общая информация

Типовое решение представляет собой готовую базовую конфигурацию объектов, настроек и программных расширений на платформе TESSA. Все настройки и программные расширения типового решения доступны для просмотра и модификации.

Типовое решение включает в себя следующие основные функциональные блоки:

В рамках перечисленных функциональных блоков в типовой конфигурации настроены все необходимые компоненты системы: карточки, представления, нумераторы, поиски и отчеты. Для упрощенного управления компонентами типового решения настроены дополнительные элементы администрирования. Типовое решение может использоваться как в готовом виде, так и служить основой для других решений.

Регистрация документов

В типовой конфигурации настроены следующие возможности по регистрации документов.

Задачи

В части управления задачами и поручениями в типовой конфигурации настроены следующие возможности.

Создание задачи по любому виду документа

Создание дочерних задач из родительской задачи

Исполнитель задачи имеет возможность создать одну или несколько подзадач/дочерних задач. Количество уровней задач не ограничивается.

Уведомление о назначении задачи приходит исполнителю по электронной почте, при этом в карточку документа с заданием можно попасть по ссылке из письма

Универсальный процесс согласования

В типовом решении настроен универсальный процесс согласования, который может быть применен к карточке любого из настроенных видов документа. Возможность использования согласования с типом того или иного документа определяется в карточке настроек процесса. Универсальный процесс согласования в типовом решении предоставляет следующие возможности:

Параллельные и последовательные этапы согласования

Для этапов согласования в типовом решении определены следующие настройки

• Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку по завершении этапа. При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору вне зависимости от того был ли согласован документ на данном этапе или нет.
• Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку при несогласовании на последовательном этапе. При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору как только один из последовательно согласующих сотрудников вынесет отрицательное решение по согласованию документа.
• Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку при несогласовании на параллельном этапе (после завершения этапа). При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору как только этап параллельного согласования будет завершен, при условии, что хотя бы один из параллельно согласующих сотрудников вынес отрицательное решение по согласованию документа.
• Выдавать права согласующим на редактирование файлов — в процессе согласования сотрудники могут вносить правки в приложенные файлы.
• Выдавать права согласующим на редактирование карточки — в процессе согласования сотрудники могут редактировать поля карточки.

Для документов формата Microsoft Word (*.docx) Инициатору предоставляется возможность автоматической консолидации различных версий документов с подсветкой замечаний различных согласующих разными цветами. 

Выделение файлов для сравнения (для 2-х файлов)/консолидации (для 3-х и более файлов). Автоматическое объединение правок в MS Word. 

Согласующие имеют возможность запрашивать комментарий у любого сотрудника

В рамках выполнения задания на согласование документа согласующий сотрудник может запросить любое количество комментариев у других сотрудников. Комментарии отображаются в задании согласующего в виде таблицы, в ней можно увидеть, ответил ли комментатор, а также текст ответа, что удобно использовать для большого количества комментариев.

Автору вопроса приходит уведомление на почту, когда дан комментарий. При ответе на вопрос автор вопроса получает уведомление по электронной почте, содержащее информацию о времени ответа, ссылку на карточку и текст данного комментария.

Комментатор имеет возможность дать свой комментарий и/или приложить файлы в карточке.

Комментаторы могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласант, которого они замещают.

Возможность редактирования маршрута во время работы согласования. По ходу процесса согласования система предоставляет возможность корректировки маршрута согласования в части незавершенных и не активных в данный момент этапов.

Настраиваемый доступ к данным и файлам карточки для согласующих сотрудников. С помощью карточки настроек доступа можно определить полномочия участников согласования в части доступа к полям и файлам карточки.

Возможность возврата на редактирование на этапе согласования.

Возможность отзыва документа в проект. Инициатор согласования (или другой сотрудник, при наличии определенных прав) имеет возможность отозвать документ с согласования. При этом все активные задания отзываются, а документ возвращается на редактирование Инициатору.

Возможность отмены документа. На этапе редактирования/доработки Инициатором есть возможность снять документ с согласования. Статус документа устанавливается в «отменен»

Возможность запуска согласования после отмены. Отмененный документ можно снова запустить на согласование

Настраиваемые права на создание карточки, запуск согласования, возврат на редактирование, отзыв согласования, отмену согласования — с возможностью использования контекстных ролей (напр. Инициатор, Руководитель Инициатора, Создатель карточки и т.п.)

Подробная история согласования документа в листе согласования, приложенном к карточке

В любой момент есть возможность посмотреть полную историю согласования документа — история формируется в виде html-файла, приложенного к карточке согласуемого документа.

В системе есть возможность настроить прямой или обратный порядок отображения этапов и циклов согласования.

Визуализация (графическая карта) актуального состояния бизнес-процесса согласования в графическом виде (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов)

Отчеты и уведомления

Почтовые уведомления при отправке любых заданий, запросе комментария, ответе на запрос комментария.

Все почтовые уведомления содержат ссылки для быстрого открытия карточек из почтового клиента. 

Представление «Мои задания» — реестр заданий текущего сотрудника, который можно раскрывать и просматривать по различным связанным критериям в любом порядке и любой вложенности

Доступны следующие критерии просмотра представления:

• По сроку
• По типу документа
• По типу задания
• По роли
• По замещению
• По подразделению автора
• По состоянию

Представление «Задания от меня» с возможностью просмотреть задания по различным связанным критериям, которые можно группировать между собой в любом порядке и любой вложенности

Доступны следующие критерии просмотра представления:

• По сроку
• По типу документа
• По типу задания
• По состоянию задания

• При выборе подразделения показывает статистику по сотрудникам
• При выборе сотрудника показывает список его заданий
• Позволяет фильтровать отчет по различным параметрам:
  • По набору диапазонов дат
  • По набору типов документов
  • По набору типов заданий
  • По ролям
  • По подразделениям
  • По сотрудникам
• Учитывает замещение
• Позволяет управлять возможностью просмотра отчета

Средства настройки и администрирования типового решения

Для большей гибкости, а также с целью удобства и простоты управления элементами типового решения в состав решения были включены несколько системных карточек с настройками:

Настройка доступа по ролям/контекстным ролям на различные операции с карточкой, связанной с процессом согласования

В решении присутствует служебная карточка настроек доступа, с помощью которой можно определить параметры доступа к данным и операциям с карточкой согласуемого документа.

Доступ определяется для любых ролей, в т.ч. контекстных. Доступ разделяется для данных карточки, файлов и маршрута.

Доступ может быть разный для разных этапов согласования, а также для утвержденной карточки.