TESSA в PSA Peugeot Citroёn

После вступления в силу закона в 2012 году, определившего электронный формат товарной накладной ТОРГ-12 и счетов-фактур, в нашей компании сразу было принято решение использовать данную возможность. Мы являемся международной компанией, а, как известно, в Европе электронный документооборот между юридическими лицами очень широко развит и довольно давно используется, поэтому наше руководство понимало все выгоды данных изменений. После удачного опыта внедрения электронного документооборота в рамках обмена первичной документацией с дилерской сетью мы столкнулись с проблемой отсутствия единой точки входа для поиска документов и последующего предоставления их в налоговую инспекцию. Так же мы понимали, что у нас есть проблемы в наших внутренних процессах, которые протекают на бумаге: бумаги не перекладываются со стола на стол, поиск бумаг оказывается довольно длительным процессом, и самое страшное — бумаги терялись.

Первичной задачей было сокращение издержек по хранению финансового архива. Как следствие, это повлекло за собой идею создания единого централизованного хранилища финансовых документов. Также посмотрев на свои внутренние процессы, мы пришли к выводу, что нам необходимо оптимизировать процесс согласования договорных документов, процесс согласования заявок на командировку и авансовых отчётов, и заложить основу для дальнейшей автоматизации процессов.

В связи с необходимостью реализации проекта в довольно сжатые сроки мы искали SaaS-решение или ему подобное. Также ещё на старте проекта, зная нашу непростую техническую структуру, мы предполагали, что можем столкнуться с техническими ограничениями, связанными с proxy-сервером. В связи с тем, что наша ERP-система состоит из множества систем, одной из которых, конечно, является SAP, нам необходимо было рассмотреть все возможности для будущих интеграций, как посредством API, так и более примитивные варианты, например, обмен файлами, выгрузки в Excel и т.д.

В связи с поставленными целями у нас была сформирована рабочая группа, в состав которой входили основные пользователи системы в рамках автоматизируемых процессов. Внутри компании был запущен закрытый тендер. Мы проанализировали все предложения на рынке. Провели демонстрацию систем основным пользователям. Во время демонстрации особое внимание уделялось интерфейсу системы: он должен был быть интуитивно понятным основным пользователям. Еще важным аспектом при выборе было наличие локализованной версии для иностранных пользователей, а также возможность самостоятельно управлять локализацией настроенного решения. Дополнительно мы проводили тесты по технической части на время отклика системы, а также на возможность запуска системы из нашей сети, учитывая технические особенности и то, что сервер СЭД фактически находится в облаке.

С точки зрения требований к компании-интегратору нам был важен положительный опыт реализации аналогичных проектов в других международных компаниях.

Рабочей группой была проведена комплексная оценка всех предложений на рынке, в результате которой была выбрана система TESSA и компания Syntellect, как вендор и поставщик решения.

В таком проекте, который направлен на достаточно большое сокращение трудозатрат, очень сложно обойтись без явного саботажа сотрудников. К сожалению, не могу сказать, что у нас без этого обошлось. Но в связи с высокой вовлеченностью в проект руководящего состава, который, к слову сказать, участвовал также в рабочей группе, мы смогли преодолеть данные трудности в сжатые сроки.

С точки зрения пользовательского интерфейса проблем с адаптацией не было, интерфейс простой и понятный.

Я бы сказала так: многие сотрудники считали, что у нас нет проблем в процессах, которые мы собирались автоматизировать, и они и без СЭД работают идеально. Кто-то не верил, что перевод в ЭДО решит действительно проблемы и ускорит процессы. Однако, после проведения обучающе-разъясняющих встреч, а также получения самостоятельного опыта работы с TESSA, все сомнения в эффективности СЭД были сняты.

Для поиска любых финансовых документов и тех, которые поступили в компанию в бумажном виде и затем были отсканированы, и тех, которые пришли через систему ЭДО, теперь существует единое электронное хранилище. Это очень удобно.

С помощью системы мы сократили трудозатраты на предоставление первичной документации в налоговую инспекцию на 50%. Процессы согласования договоров, командировок, авансовых отчётов стали прозрачными. Время согласования договоров было сокращено на 20%, командировок и авансовых отчётов — на 50%, трудозатраты по финансовому учёту командировок и авансовых отчётов были снижены на 15%.

Стоит отметить, что с помощью СЭД TESSA мы полностью избавились от бумажных бланков авансовых отчетов и, согласно Письму Минфина России № 03-03-06/2/48232 от 20.08.2015, теперь согласуем их исключительно в электронном виде с применением электронно-цифровой подписи.

С нашими дилерами и другими контрагентами, которые используют систему ЭДО Диадок, договоры могут быть заключены в электронном виде (при наличии согласия со стороны контрагента). В таком случае бумажной версии в процессе не возникает ни на каком этапе. В качестве показательного примера наш первый электронный договор в TESSA был заключен с нашим вендором — компанией Syntellect.

На данный момент система полностью интегрирована с сертифицированным оператором ЭДО Диадок в части обмена документами и данными о контрагентах. Это позволяет подписывать, отправлять и получать подписанные контрагентом документы непосредственно из/в СЭД.

Также настроено взаимодействие с учётной системой SAP, пока, к сожалению, только в полуавтоматическом режиме по причине технических сложностей в доработке SAP на нашей стороне.

Да, конечно. При выборе системы мы изначально искали продукт, который нам сможет дать основу для дальнейшего развития ЭДО в нашей компании. Это и новые типы документов для финансового архива, и новые бизнес-процессы. Как минимум 3 процесса уже стоят в очереди на автоматизацию с помощью TESSA.

Специалисты нашей компании прошли сертифицированное обучение настройке и разработке решений на платформе TESSA, поэтому часть работ по автоматизации, возможно, мы будем выполнять нашими собственными силами.