Мультиплатформенное web-решение TESSA для ГК «КОРТРОС»

Мультиплатформенное web-решение TESSA для ГК «КОРТРОС»

---

---

---

Предпосылки проекта

На момент старта проекта в ГК «Кортрос» уже была внедрена платформа на базе Lotus Notes, однако функциональность и потенциал развития используемой системы оказались недостаточны для решения задач динамично развивающейся компании. Требовалась быстрая, мощная и масштабируемая платформа с полным набором технологических инструментов для управления документами и бизнес-процессами в масштабах всей компании. После оценки представленных на рынке решений в ГК «Кортрос» остановились на платформе TESSA от российского разработчика компании СИНТЕЛЛЕКТ.

Задачи:

Критерии выбора платформы TESSA:

Реализация проекта

В ходе проекта специалисты команды внедрения сделали описание и дали рекомендации по оптимизации бизнес-процессов. Перенос данных из старой системы в TESSA осуществлялся поэтапно, чтобы обеспечить максимально комфортный переход для пользователей. По мере реализации функциональных блоков к системе подключались новые пользователи. В настоящее время в TESSA есть такие процессы, которые охватывают абсолютно всех сотрудников. Это, например, планирование KPI и отчет об их выполнении.

В ходе проекта:

• Автоматизирован весь делопроизводственный блок
• Организован полностью безбумажный процесс организации и получения одобрения Советом директоров с формой электронного голосования, автоматическим подсчетом голосов, а также формированием документов и подписанием электронной цифровой подписью
• Реализован проект интеграции с оператором ЭДО Диадок и обработкой документов контрагентов
• Автоматизированы маршруты согласования разного типа документов
• Реализованы кросс-функциональные процессы, включающие использование данных из 1С (в том числе для автоматического старта процессов) и данных TESSA (обходной лист, закупки и пр.)
• Реализована база данных по организациям ГК, использующаяся для автоматической подготовки отчетов, а также для настройки связанных процессов (согласование договоров, доверенностей и пр.)
• Отдельным большим блоком выступила организация в системе плана работ по достижению ключевых показателей компании — от формирования дорожных карт, до постановки задач конкретным исполнителям, отслеживания динамики и результата исполнения, а также передачи данных в 1С:ЗУП для последующего расчета премии

ГК «Кортрос» отличается региональным распределением — в состав группы компаний входят несколько юридических лиц. Для плана автоматизации специалисты команды внедрения разработали уникальную «матрицу правил», которая позволяет гибко настраивать процессы согласования в зависимости от региона, проекта и множества других факторов — всего более 200 маршрутов. В результате сотрудники ГК «Кортрос» получили неограниченные возможности для масштабирования и тиражирования необходимых процессов силами своих администраторов без привлечения сторонних разработчиков.

Интерфейс TESSA поддерживает работу с различными браузерами, а также обладает адаптивной версткой. Все операции в системе можно выполнить с любого мобильного устройства без потери функционала.

Система интегрирована с 1С: ЗУП, 1С:БИТ. Финанс, СУИТД (система управления инженерно-технической документацией) PDM Lotsia и Диадок.

Функциональные блоки

Архитектура решения

Адаптивный web-интерфейс

Бизнес-процесс (согласование договоров)

• 20 этапов
• 200 возможных исполнителей
• 1200 условий формирования маршрута

Матрица правил согласования

Результаты

Согласование договоров 

Карточка договора

• Авторасчет сумм затрат
• Синхронизация справочника валют с ЦБ РФ
• Бесшовная интеграция с финансовой системой для расчета бюджета и загрузки графиков платежей в режиме «онлайн»

Лист согласования

• 8 категорий файлов

Согласование договоров: печатные формы

• История, карточка, лист согласования

Закупки

Блок «Закупки» включает в себя группу процессов: планирование и отчет о выполнении плана, инициирование закупки, согласование конкурсной документации, анализ предложений поставщиков. Планируется еще ряд работ в следующем году. Блок сложен своим масштабом — для его реализации работала команда экспертов по закупкам из каждого региона.

Эффект от внедрения

Результаты

Итог

В масштабах всей компании реализована работа в едином информационном пространстве через универсальный web-клиент TESSA. Сотрудники могут полноценно работать в системе с любых устройств без потери функционала. Платформа стала мощным инструментом планирования достижения ключевых показателей компании — от формирования дорожных карт, до постановки задач конкретным исполнителям, а также отслеживания динамики и результата исполнения.