Евгений Климов, Сибирская сервисная компания: об особенностях замены устаревшей СЭД

До внедрения СЭД на платформе TESSA в нашей компании уже работала СЭД. Система использовалась с 2007 года, при этом, была довольно сильно адаптирована под специфику работы нашей компании. Основной особенностью старой системы была децентрализация: 5 разных инсталляций системы в филиалах Компании, распределенных по стране, с довольно сложным решением для обмена данными между инсталляциями в рамках бизнес-процессов работы с документами.

Такое решение имело ряд издержек: сложное сопровождение, задержки с обновлением информации, определенные ограничения по работе сквозных бизнес-процессов.

Кроме того, система морально устарела, как с точки зрения архитектуры, так и в части интерфейса. Также был ряд претензий к скорости работы решения.

Но, если в 2007 году децентрализованное решение было в нашем случае, пожалуй, единственным возможным вариантом для построения распределенной СЭД, то к 2015 году технологии шагнули вперед, и в результате мы приняли решение о начале проекта по централизации СЭД. В первую очередь рассматривалась последняя версия используемой платформы, но, когда выяснилось, что новые версии несовместимы с текущей и решение надо фактически сделать заново, решили рассмотреть всех ключевых игроков на рынке СЭД.

Мы должны были получить новую централизованную систему, с современным и, в то же время, простым и понятным интерфейсом, с современной архитектурой. Система в рамках единой инсталляции должна была обеспечить высокую скорость работы во всех филиалах, где раньше была отдельная инсталляция, на существующих каналах передачи данных. Система должна без каких-либо функциональных ограничений повторить существующее прикладное решение и предоставить достаточный запас гибкости и прочности как для горизонтального, так и для вертикального масштабирования. В общей сложности пользователями новой системы должны были стать почти 1000 сотрудников компании.

В процессе выбора мы рассматривали 5 систем документооборота и среди них на тот момент еще совсем новую на рынке платформу, TESSA. В процессе выбора проводились демонстрации, организовывались референс-визиты, предоставлялись демо-стенды, тестировалась скорость работы в филиалах компании.

По совокупности критериев для централизованного решения была выбрана платформа TESSA и подрядчик — компания-разработчик системы «СИНТЕЛЛЕКТ». Ключевых пользователей подкупил красивый интерфейс, высокое быстродействие, простота и удобство работы. ИТ-специалисты оценили систему с точки зрения невысоких требований к аппаратному обеспечению и каналам передачи данных. Важнейшим фактором также явилось то, что результаты замеров скорости отклика системы (открытие карточек, формирование представлений, завершение заданий) оказались практически одинаково быстрыми как в московском подразделении, так и в удаленных филиалах с ограниченными каналами передачи данных. С точки зрения стоимости проекта миграции TESSA также показала хороший результат: не самое низкое, но вполне разумное предложение, несколько ниже средневзвешенной суммы по всем предложениям.

План миграции на новую СЭД был достаточно консервативным: в первую очередь запустить в эксплуатацию на новой единой платформе весь функционал, существовавший в старой СЭД с миграцией документов, накопившихся почти за 10 лет: договорной блок, доверенности, гарантийные письма, работа с претензиями, модуль канцелярии (входящие, исходящие документы, поручения), кроме того, внутренние, организационно-распорядительные документы, регламенты и протоколы. Второй очередью должен был быть добавлен новый функционал: служебные записки и поручения. Кроме того, система должна быть интегрирована с корпоративной учетной системой на базе 1С и системой НСИ. Проект миграции стартовал в мае 2016 года. Первая очередь была внедрена и запущена в эксплуатацию к концу 2016 года. Вторая очередь — все остальные процессы, а также мобильное рабочее место, в качестве которого исполнителем был предложен универсальный веб-клиент с адаптивной версткой под различные устройства была введена в промышленную эксплуатацию в апреле 2017 года.

Из особенностей, кроме большого функционального объема решения, пожалуй, стоит отдельно отметить постепенный перенос функций из старой СЭД в TESSA и соответствующую процедуру миграции данных. Миграция для каждого функционального модуля проходила в несколько итераций. Сначала переносились все статические данные функционального модуля, т.е. документы, по которым процессы завершили свой жизненный цикл: например, согласованные договоры, отправленные исходящие документы и т.п. Далее, в старой системе блокировалось создание новых документов определенных типов, все новые документы могли создаваться только в TESSA, где по ним запускались процессы согласования и обработки. В старой же системе, документы, процессы по которым находились в активной фазе, завершали свой цикл обработки и затем также переносились в TESSA. Таким образом, старая система постепенно разгрузилась и впоследствии была полностью выведена из эксплуатации. Пользователи полностью перешли на работу в новой СЭД TESSA по всем модулям и функциональным блокам.

Несмотря на то, что интерфейс и даже отчасти принципы работы в TESSA отличаются от старой СЭД, простота и удобство интерфейса TESSA, а также проведенное обучение и предоставленные исполнителем инструкции и видеоролики по работе с системой свели к минимуму количество вопросов и проблем с адаптацией. Можно сказать, что сложностей не было.

Прежде всего, мы добились ключевой цели проекта — получили быструю и удобную единую централизованную СЭД на современной платформе, с современным интерфейсом. Это помогло нам вывести на новый уровень корпоративный документооборот, снизить издержки на сопровождение серверной инфраструктуры и снять целый ряд архитектурных ограничений по дальнейшему развитию централизованного решения.

В целом, система покрывает все наши основные требования к корпоративному электронному документообороту. Тем не менее, планов по развитию много. В следующем году мы ожидаем от производителя выпуск мобильного рабочего места TESSA в виде мобильного приложения для Android и iOS, в т.ч. с возможностью работы оффлайн. Его отсутствие на настоящий момент — пожалуй, главный недостаток системы. Другие мы сообща и довольно оперативно исправляем.